Informations réglementées

Le 01/07/2004

Le rapport du président du conseil d'administration
 

RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION SUR LES TRAVAUX DU CONSEIL ET LE CONTROLE INTERNE PRESENTE A L’ASSEMBLEE GENERALE MIXTE DU 29 JUIN 2004

Mesdames, messieurs les actionnaires

En complément du rapport de gestion, nous vous rendons compte, dans le présent rapport annexe, des conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil d’administration ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par la société COFIDUR.
S’agissant d’une première présentation à l’assemblée générale, il est précisé que le format et les développements du présent rapport pourront faire l’objet de modifications lors des prochains exercices afin de prendre en compte l’évolution des pratiques et de la réglementation.

A.    PREPARATION ET ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL

Au cours de l’exercice 2003, le Conseil d’administration s’est réuni 7 fois
Les informations utiles aux délibérations ont été systématiquement communiquées aux administrateurs.
Le quorum a toujours été atteint, les administrateurs s’étant, le cas échéant, abstenus de prendre part au vote lorsque la loi le prévoyait
Les procès verbaux des réunions ont été établis après chaque réunion du conseil dans de brefs délais.
Il n’existe pas de règlement intérieur relatif au fonctionnement du conseil d’administration, non plus que de comités spécifiques, ni de censeurs.
Le conseil d’administration est composé de 4 administrateurs, élus pour 6 ans par l’assemblée générale.
Le président du conseil d’administration ainsi que le directeur général sont directement impliqués dans la gestion et la direction des activités de la société et du groupe.
La nomination au conseil d’administration d’un ou deux administrateurs indépendants est en cours d’étude.
Les conseils d’administration des filiales sont composés d’au moins un membre du conseil d’administration de la société COFIDUR.

CONVENTIONS « REGLEMENTEES » :
Les procédures d’autorisation préalables sont respectées lorsque que des conventions relèvent des articles L 225-38 à L 225-43 du code de commerce. Conformément à ces textes, les conventions courantes conclues à des conditions normales ne sont pas soumises à ce contrôle.
Les personnes concernées ne prennent pas part au vote
Ces conventions sont transmises aux commissaires aux comptes, pour présentation dans leur rapport spécial à l’assemblée générale.

CONVENTIONS DITES « DECLARABLES » :
Il s’agit des conventions portant sur des opérations « courantes » et conclues à des conditions « normales ». L’inventaire de ces conventions et des transactions intra-groupe a été établi et transmis aux commissaires aux comptes.

B.    PRESENTATION DES POUVOIRS DONNES PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION AU DIRECTEUR GENERAL

Le conseil d’administration a conféré au Directeur Général l’ensemble des pouvoirs nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, ces pouvoirs doivent s’exercer dans le cadre des dispositions statutaires, orientations et directives générales décidées par le conseil.

C.    PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE

I - Définition et objectif du contrôle interne

Le contrôle interne est l’ensemble des systèmes de contrôle, établis par la Direction générale, le management et autres membres du personnel en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace des activités de la société. Ces procédures impliquent :
- Le respect des politiques de gestion,
- La sauvegarde des actifs,
- La prévention et la détection des fraudes et erreurs,
- L’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements comptables,
- L’établissement en temps voulu d’informations comptables et financières fiables.
L’un des objectifs du dispositif de contrôle interne est de prévenir et maîtriser les risques résultant de l’activité de la société et les risques d’erreurs ou de fraudes, en particulier dans les domaines comptables et financiers. Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une garantie absolue que ces risques sont totalement éliminés.

II - Organisation générale

1) Les acteurs

• Monsieur Henri TRANDUC, président du conseil d’administration est responsable de la mise en place du contrôle interne au sein de la société COFIDUR, des moyens mis en œuvre et de son suivi.
• Monsieur Philippe BROUSSARD, directeur général de la société COFIDUR est responsable de la communication financière du groupe
• Les directeurs généraux et membres des conseils d’administration des filiales sont responsable de l’élaboration des procédures applicables à la société qu’ils dirigent et doivent veiller à leur application
• Monsieur Régis DUDOGNON, contrôleur de gestion est responsable de la fiabilité des comptes consolidés.
• Les commissaires aux comptes, valident les procédures de contrôle interne relatives à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière sur lesquelles ils peuvent émettre des observations.
• Enfin, les directions commerciales, des achats, de la qualité ou de l’informatique sont impliquées, selon les acteurs et leur niveau de responsabilité, dans la mise en œuvre du contrôle interne

2) L’information financière et comptable

Les responsables comptables de chaque société sont en charge de la collecte et du contrôle des informations financières ; ils ont la charge d’établir les comptes sociaux dans le strict respect des normes comptables en vigueur.
Le responsable de la consolidation veille au respect des règles applicables aux comptes consolidés.

III - Description des procédures de contrôle interne

1) Principe
Le contrôle interne n’est pas centralisé au niveau du groupe
Sa mise en place et son suivi relève de la responsabilité des directeurs généraux et membres des conseils d’administration des filiales.
A ce jour, les procédures de contrôle interne en vigueur dans les filiales n’ont fait l’objet d’aucune rédaction.
En 2004, les conseils d’administration des filiales devront se prononcer sur l’opportunité de formaliser tout ou partie de ces procédures.

2) Principaux domaines
• Les systèmes informatiques
Les systèmes informatiques sont très diverses et ont fait l’objet de nombreux développement spécifiques afin de répondre aux besoins et objectifs de chaque société du groupe.
Un groupe de travail a été constitué fin 2003 pour analyser les risques et faiblesses de ces systèmes et réfléchir à leur évolution.

• Les achats
Les composants actifs et passifs sont présents dans toutes les activités du groupe
Les prix d’achats des composants subissent des fluctuations importantes liées à la conjoncture internationale.
Des efforts importants ont donc porté sur les relations avec les fournisseurs, notamment dans la rédaction des contrats
Une politique d’achat avec rédaction de cahier des charges et contrôle qualité à été institué dans la branche soustraitance. Elle fait l’objet d’adaptations permanentes pour tenir compte de l’évolution du marché et des besoins spécifiques à chaque filiale.

• Les stocks et en cours
Les stocks de matières premières sont contrôlés régulièrement et sont inventoriés à chaque arrêtés de comptes semestriels et annuels
- Les stocks affectés aux commandes sont dépréciés ou cédés à l’issue de l’affaire
- Les stocks non affectés sont intégralement dépréciés au bout de douze mois à l’exception des matières affectables à des commandes ou contrats en cours.

Les travaux en cours et produits finis sont valorisés mensuellement par les gestionnaires d’affaires.

• La logistique
Les procédures mises en place ont pour objectif de réduire au maximum le risque de détournement (vol ou destruction volontaire) des produits.

• Le risque client
Des procédures de suivi et de contrôle ont été mises en place afin de limiter les dépassements d’en cours et les risques de pertes sur les clients en difficulté.

• Les fournisseurs
Les procédures de contrôle permettent de valider les réceptions en qualité et en quantité, et celle des visas de sécuriser les règlements.

• Les délégations de signature
Elles sont du domaine réservé des directeurs généraux des filiales qui, seuls, peuvent déléguer leur signature.

• Les assurances
Pour bénéficier des meilleures garanties et franchises, les principaux contrats font l’objet d’une revue annuelle pour les couvertures suivantes :
- Responsabilité civile
- Dommages aux biens et pertes d’exploitation
- Flotte automobile
Les garanties dommages couvrent les biens sur la base d’un remplacement à neuf.
A la connaissance des sociétés du groupe, ces contrats n’omettent aucun risque significatif.

3) Elaboration de l’information financière
Le système d’information repose sur des procédures simples et fiables
Un suivi mensuel et l’établissement de comptes semestriels concourent à la fiabilité de l’information financière et permettent d’apporter les corrections nécessaires en cas de dérive constaté.
Le contrôleur de gestion est seul responsable de l’établissement et de la fiabilité des comptes consolidés.
Le périmètre actuel ne justifie pas l’établissement d’un manuel des procédures de consolidation.

4) Evolution et perspectives
A la connaissance du conseil d’administration de la société COFIDUR, les procédures mises en place dans les sociétés du groupe satisfont aux exigences et objectifs généralement assignés aux systèmes de contrôle interne.

Les conseils d’administration ont été sensibilisés à ces exigences et devront se prononcer en 2004 sur la nécessité de développer ou de formaliser tout ou partie des procédures applicables dans leur société.

Le président du conseil d’administration le 3 juin 2004